一、幻燈片的模板

1.頁(yè)面大小的選擇

此為幻燈片模板選擇的第一步(許多人從來(lái)沒(méi)有用過(guò)這個(gè)設(shè)置)。打開“文件”→“頁(yè)面設(shè)置”→選擇“幻燈片大小”。默認(rèn)設(shè)置是屏幕大小,可根據(jù)需要更改設(shè)置。例如35mm頁(yè)面,長(zhǎng)度比默認(rèn)頁(yè)面要寬一些。

2.幻燈片的通用模板

大家可以通過(guò)搜索引擎可以找到許多通用模板,特別是OfficeXP系列。由于同一個(gè)模板可選擇不同的配色方案(頁(yè)面擊鼠標(biāo)右鍵→“幻燈片配色方案”),從而有了很多的選擇。但使用者也會(huì)發(fā)覺(jué),喜歡的模板實(shí)在太少,并且又被別人頻繁使用,缺乏創(chuàng)意。

3.自己制作模板

由于模板可以編輯,因此設(shè)計(jì)一個(gè)與眾不同的模板并不很難。首先選擇一個(gè)幻燈片模板,然后選擇菜單“視圖”→“母版”,一般有標(biāo)題母板和文本母板二個(gè)式樣,這個(gè)時(shí)候原來(lái)在普通視圖下不能更改的許多東西,就都可以編輯了,即使是文字的顏色也可統(tǒng)一編輯。例如想要每一張幻燈片都有自己學(xué)校的校徽,直接插入母板即可。以上的操作并不復(fù)雜,但要設(shè)計(jì)出一個(gè)徹底全新的模板相對(duì)較難。筆者的策略是,找到一個(gè)喜歡的模板,然后稍微做一些改動(dòng),看上去就與眾不同了。

4.回歸簡(jiǎn)單的模板

幻燈片做多了,就不會(huì)喜歡比較花哨的模板了。因?yàn)槟０逄ㄉ?會(huì)影響到表達(dá)過(guò)程,讓觀眾過(guò)多注意模板,從而忽略幻燈所要表達(dá)的實(shí)際內(nèi)容。此外,選擇一個(gè)從來(lái)沒(méi)有用過(guò)的模板也有風(fēng)險(xiǎn)。如果對(duì)配色沒(méi)有經(jīng)驗(yàn),計(jì)算機(jī)的色彩也未經(jīng)過(guò)校正,電腦屏幕上的顯示與投影儀屏幕上會(huì)有較大差別。特別是底色和文字色相近的配置,在光線很亮的地方效果就會(huì)很差。如果是答辯或?qū)W術(shù)匯報(bào),推薦選擇簡(jiǎn)潔明了的幻燈片,可以顯示出嚴(yán)肅認(rèn)真的學(xué)術(shù)氣氛。

5.模板的基本要求

(1)盡量選擇同一個(gè)底色的模板,至少要在文字或圖片的地方保持同一顏色。如果采用兩種或多種底色,且反差較大,則文字顏色搭配難以達(dá)到協(xié)調(diào),看起來(lái)過(guò)于花哨。

(2)文字或圖片顏色不能過(guò)于接近底色,要有一定對(duì)比度。比如,采用藍(lán)天白云的底色,白云上的文字則顯示不清。同時(shí)一張幻燈片上的顏色盡量不要超過(guò)3種,不要在一個(gè)主題下顯示多種顏色。有時(shí)為了強(qiáng)調(diào),在一個(gè)句子里使用多種顏色,反而給人花色刺目的感覺(jué)。

(3)整個(gè)幻燈的配色方式要一致。比如標(biāo)題使用藍(lán)色,后邊幻燈的標(biāo)題中應(yīng)盡量使用藍(lán)色。字號(hào)、字體、行間距保持一致,甚至插圖位置、大小,均不應(yīng)隨意改變。

(4)文字、圖表的“出現(xiàn)方式”的選擇中可適當(dāng)選用動(dòng)畫,但不可過(guò)多。顯示同一幻燈片上不同內(nèi)容的情況下,可考慮使用動(dòng)畫。

6.推薦模板

(1)白底:可以選擇黑字、紅字和藍(lán)字。如果覺(jué)得不夠豐富,可改變局部的底色。

(2)藍(lán)底:深藍(lán)更好一點(diǎn),可配以白字或黃字(淺黃和橘黃),但應(yīng)避免選擇暗紅色。這是最常用、最穩(wěn)妥,也是最簡(jiǎn)單的配色方案。

(3)黑底:配以白字和黃字(橘黃比淺黃好)。

這三種配色方式可保證幻燈質(zhì)量,如果是初次做,強(qiáng)力推薦。一般幻燈不應(yīng)該只有文字,同時(shí)可適當(dāng)加入模式圖或流程圖,使幻燈增加色彩。也可加一點(diǎn)小小的花邊,標(biāo)題和正文之間加一條線,或插入學(xué)校、醫(yī)院的圖標(biāo),都可使幻燈避免單調(diào)。

二、文字的作用

做為幻燈片的主體,文字的表達(dá)和處理非常重要?？偟脑瓌t如下:

1.文字不能太多,切忌把Word文檔整段文字粘貼到幻燈片內(nèi)。

2.文本框內(nèi)的文字,一般不必用完整句子表達(dá),盡量用提示性文字,避免大量文字的堆砌。做到在1分鐘內(nèi)要讓觀眾看完,且不覺(jué)吃力。

3.文字在一張幻燈片內(nèi)要比例適宜,避免縮在半張幻燈片內(nèi),也不要“頂天立地”,不留邊界。

4.每一張幻燈,一般都希望有標(biāo)題和正文,特別是正文內(nèi)容較多時(shí),如沒(méi)有標(biāo)題,會(huì)很難找出重點(diǎn),觀眾也沒(méi)有耐心去逐行尋找。

文字安排需要注意的細(xì)節(jié):

1.字體大小:PowerPoint默認(rèn)的文字大小為常用選擇,一般標(biāo)題用44號(hào)或40號(hào)。正文用32號(hào),一般不要小于24號(hào),更不能小于20號(hào)。

2.行、段間距:正文內(nèi)的文字排列,一般一行字?jǐn)?shù)在20～25個(gè)左右,不要超過(guò)6～7行。更不要超過(guò)10行。行與行之間、段與段之間要有一定的間距,標(biāo)題之間的距離(段間距)要大于行間距。

3.字體選擇:做為答辯幻燈,推薦中文字體為宋體,英文字體為TimesNewRomans,中文字體建議加粗。也可選擇其他字體,但應(yīng)避免少見字體,屆時(shí)如果答辯使用的電腦沒(méi)有這種字體,既影響答辯情緒也影響幻燈質(zhì)量。

4.字體顏色:字體顏色選擇和模板相關(guān),一般不要超過(guò)3種。應(yīng)選擇與背景色有顯著差別的顏色,但不要以為紅色的就是鮮艷的,同時(shí)也不宜選擇相近的顏色(在上一講模板顏色搭配中有講述)。標(biāo)題字體的顏色要和文本字體相區(qū)別,同一級(jí)別的標(biāo)題要用相同字體顏色和大小。一個(gè)句子內(nèi)盡量使用同一顏色,如果用兩種顏色,要在整個(gè)幻燈內(nèi)統(tǒng)一使用。

5.層次分明:內(nèi)容順序:題目-->大綱-->內(nèi)容-->結(jié)束(致謝)。每頁(yè)內(nèi)容中又分幾小點(diǎn)時(shí),最好在有個(gè)小標(biāo)題;如果這幾小點(diǎn)內(nèi)容較多要分幾頁(yè)來(lái)表示時(shí),第一頁(yè)的大標(biāo)題可設(shè)置動(dòng)畫,后幾頁(yè)復(fù)制此頁(yè)再做修改,后幾頁(yè)中的大標(biāo)題不做動(dòng)畫,這樣放映時(shí)讓人感覺(jué)大標(biāo)題沒(méi)有動(dòng),只是在換下面的內(nèi)容。

6.加入標(biāo)注:如果你怕答辯時(shí)忘了詞,那就在框圖中加入標(biāo)注,在繪圖欄的自選圖形中選擇標(biāo)注,可以為標(biāo)注增加效果,在效果的下三角箭頭中選效果選項(xiàng),將“動(dòng)畫播放后”改為“下次點(diǎn)擊后隱藏”,你試試,效果很好。

7.當(dāng)這頁(yè)內(nèi)容條數(shù)很多,但很短時(shí),不應(yīng)一條一條的彈出,會(huì)因答辯當(dāng)時(shí)緊張而失手出差錯(cuò),應(yīng)一下子都彈出,再一條一條的講。

8.其他文字的配置:幻燈內(nèi)的腳注、引用的參考文獻(xiàn)(一般要求在幻燈內(nèi)列出本張幻燈片引用的參考文獻(xiàn))、準(zhǔn)備一句話帶過(guò)的材料或在前面幻燈片內(nèi)多次重復(fù)的內(nèi)容,字體顏色選擇和底色較為相近的顏色,不宜太醒目,避免喧賓奪主。

三、流程圖的制作

使用流程圖是制作高質(zhì)量幻燈的一個(gè)重要法寶,特別在描述研究過(guò)程的時(shí)候,最好用流程圖進(jìn)行說(shuō)明。

有許多專業(yè)軟件可用于流程圖的制作,但PowerPoint本身自帶的繪圖工具,功能也很強(qiáng)大,其使用Office組件通用的繪圖工具,與在Word里經(jīng)常應(yīng)用繪圖工具方法相同:打開“視圖”→“工具欄”→在”繪圖工具欄”上打鉤,就會(huì)在底下出現(xiàn)繪圖工具欄。有繪圖、自選圖形、線條、箭頭、文本框、藝術(shù)字體、組織結(jié)構(gòu)圖、剪貼畫、插入圖片等工具。利用組織結(jié)構(gòu)圖可直接制作流程圖,但模式較為固定。

剪貼畫是新手最喜歡插入的內(nèi)容,但有的人認(rèn)為在學(xué)術(shù)幻燈不易插入太多,因?yàn)榧糍N畫會(huì)減少學(xué)術(shù)分量。重要的是要學(xué)會(huì)利用自選圖形制作直接需要的模式圖和流程圖。自選圖形中有些是標(biāo)注,可直接插入文字,圖形則必須利用文本框重新插入。只要有足夠的耐心,任何形式的模式圖都可作出來(lái)。在作模式圖之前一定要注意圖形之間連接的次序,個(gè)人認(rèn)為最有用的工具是“組合”和“疊放次序”。組合工具可把多個(gè)小圖拼合起來(lái),既減少重復(fù)勞動(dòng)也可避免前功盡棄。因此在完成一部分工作后盡量將其組合?！隘B放次序”可以利用圖形顏色的差異把不需要的部分遮蓋。此工具使用恰當(dāng),既減少工作量也可利用多個(gè)圖形的相互關(guān)系創(chuàng)造出復(fù)雜且視覺(jué)美觀的圖形。

建議用mirosoftvisio來(lái)畫,使用簡(jiǎn)單,不僅可以畫出美觀的框圖,還可以加入形象的電腦、手機(jī)、電動(dòng)機(jī)等剪貼畫,讓框圖不再單調(diào),還是那句不要放太多剪貼畫。

四、圖片的插入

隨著數(shù)碼相機(jī)的普及,幻燈片中的圖片應(yīng)用也越來(lái)越多。圖片較為直觀、視覺(jué)上比文字容易接受,因此答辯論文中應(yīng)適當(dāng)選用圖片。

插入圖片過(guò)程比較簡(jiǎn)單,本文主要關(guān)注圖片格式。JPG格式由于容量小是幻燈片制作中的最常見圖片格式。而TIFF格式的相對(duì)很大,過(guò)多使用該格式,將會(huì)造成幻燈文件很大?；脽粑募^(guò)大,攜帶不方便,會(huì)使電腦運(yùn)行變慢。目前,相同分辨率TIFF與JPG格式圖片通過(guò)電腦屏觀看很難區(qū)分開來(lái)。TIFF格式圖片主要用于出版和論文發(fā)表,對(duì)于幻燈制作并非最佳選擇。圖片格式的轉(zhuǎn)換可以通過(guò)Phtoshop、Acdesee等軟件完成。

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